Die wichstigen Punkte für ein erfolgreiches Vereinsfest

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Registrierkasse
Auch wenn bei kleinen Vereinsfesten der Gebrauch einer Registrierkasse nicht verpflichtend ist, ist der Einsatz eines computergestützten Bestell- und Abrechnungssystem oft praktischer und effizienter als die „Zettelwirtschaft“. Gut zu wissen: Diese Kassasysteme können für das Vereinsfest auch ausgeliehen werden und müssen nicht angekauft werden. Tipp: Unbedingt vorab informieren, ob die technischen Voraussetzungen wie WLAN am gesamten Festgelände gegeben sind.

AKM
Immer wieder ist auch die AKM-Meldung für Vereine ein wichtiges Thema. Prinzipiell muss jede öffentliche Veranstaltung mit Musik- oder Textdarbietungen der AKM gemeldet werden. Also auch Lesungen aus urheberrechtlich geschützten Werken, und zwar spätestens drei Tage vor Veranstaltungsbeginn. Allerdings verzichtet die AKM bei Wohltätigkeitsveranstaltungen manches Mal von sich aus auf Gebühren.

Kleines Vereinsfest
Beim „Kleinen Vereinsfest“ unterliegen Vereine keiner Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht.
Die Abwicklung des Festes muss zumindest zu 75 Prozent in den Händen der Vereinsmitglieder oder deren engsten Angehörigen liegen, die Mitarbeit unentgeltlich erfolgen.

Die gastgewerbliche Betätigung darf ein jährliches Stundenausmaß von 72 Stunden nicht überschreiten. Wichtig: Informieren Sie die Behörden immer über den exakten Zeitrahmen der gastronomischen Versorgung während eines Festes. Anderenfalls wird eine Bewirtung während der gesamten Veranstaltung berechnet. Eine Überschreitung der 72-Stunden-Grenze hat gravierende Folgen. Denn nicht nur die nachfolgenden Feste sind betroffen, rückwirkend entfallen die Erleichterungen für die Feste des gesamten Kalenderjahrs.

Versicherungsschutz
Laut Veranstaltungsgesetz muss jede Veranstaltung mit über 500 Besucher:innen über einen Nachweis einer abgeschlossenen, ausreichenden Haftpflichtversicherung verfügen. Versicherungspflichtig sind auch Veranstaltungen mit besonders großer Unfallgefahr wie z. B. Motorsportveranstaltungen. Aber auch schon das Aufstellen von Schaukeln, Rutschbahnen, Hüpfburgen gilt als potenzielle Gefahrenquelle.

Achten Sie darauf, dass auch leichte und grobe Fahrlässigkeit im Versicherungsschutz inkludiert sind.

Kontrollieren Sie die Zuständigkeiten, die in den Vereinsstatuten angeführt sind. Es ist nicht selbstverständlich, dass z. B. ein Sportverein Brauchveranstaltungen abhalten darf. Im Schadensfall entfällt hier der Versicherungsschutz.

Gemeinnützigkeit
Als gemeinnützig gilt ein Verein dann, wenn er durch seine Arbeit die Allgemeinheit fördert: also mit Tätigkeiten, die das Gemeinwohl auf geistigem, kulturellem, sittlichem oder materiellem Gebiet unterstützen. Darunter fallen z. B. die Förderung von Kunst und Kultur, Heimatkunde, Denkmalschutz, Gesang und Musik, Erwachsenenbildung, Wissenschaft und Forschung aber auch Bürgerinnen- und Bürgerinitiativen, Entwicklungshilfe, die Fürsorge von alten, kranken oder körperlich gebrechlichen Personen, die Kinder-, Jugend- und Familienfürsorge bis hin zu Natur-, Tier- und Höhlenschutz, Sport oder Umweltschutz.

Mildtätigkeit
Mildtätige Zwecke erfüllen Vereine, wenn ihre Tätigkeit darauf ausgerichtet ist, hilfsbedürftige Personen selbstlos zu unterstützen. Eine Person kann aus materiellen, körperlichen, geistigen oder seelischen Gründen auf fremde Hilfe angewiesen sein. Im Gegensatz zur Gemeinnützigkeit stellt die Mildtätigkeit die Förderung des Einzelschicksal in den Vordergrund.

Veranstaltungsanmeldung
Bei Veranstaltungen, die in einer einzigen Gemeinde stattfinden, erfolgt die Anmeldung üblicherweise schriftlich in der Austragungsgemeinde mit allen erforderlichen Bescheinigungen, Nachweise, Erklärungen und Konzepten. Übersteigt die gleichzeitige Besucheranzahl 500 Personen kann die Gemeinde die Zuständigkeiten auf die Bezirksverwaltungsbehörde übertragen.

Wichtig ist die Einhaltung der Fristen: Bei der Gemeinde muss die Anmeldung vier Wochen, bei der Bezirksverwaltungsbehörde acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn erfolgen.

Sollte die Veranstaltung in mehreren Gemeinden ausgetragen werden - das betrifft vor allem Wandertage, Rundstreckenveranstaltungen oder Ausfahrten von einem Oldtimer-Verein - oder nehmen mehr als 3.000 Besucherinnen und Besucher gleichzeitig an der Veranstaltung teil, so erfolgt die Anmeldung bei der Bezirksverwaltungsbehörde. Ebenso wenn Filme auf Projektionsflächen von mehr als 9 m² vorgeführt werden.

Sollte ihr Verein Fragen zu Rechten und Pflichten bei der Veranstaltungsorganisation haben, holen sich Rat für Ihr Vereinsfest telefonisch unter 0810 00 10 92 oder besuchen Sie www.service-freiwillige.at. Service Freiwillige ist DIE Beratungsstelle für alle Vereine und Freiwilligenorganisationen in Niederösterreich.